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  • Writer's pictureMarta Kopyl

How to find your brand's tone of voice

What turns a business into a brand? 

The individual tone of voice that your company uses to communicate with its audience plays an important role in creating an identity.

While brands used to simply broadcast their news on social media and communicate with their audience in a dry way,nowadays the format of information presentation is radically different in each case. 

More than ever, users are looking for authentic brands with a clear mission, voice and tone to connect with them emotionally.

People want to consume content that resonates with them. Therefore, strategically developing these characteristics is extremely important to reach and connect with your audience. 

Brand voice: what does it mean?   


Tone of voice is not just a way of communicating with the audience, it is a tool that will help your brand stand out from the competition and impress potential 



In today's world,where consumers are exposed to many brands offering similar products and services, it is important to have something that sets you apart. TOV can be just such a unique element that will help your brand stand out and gain the trust of your audience. 


The TOV should be incorporated into all communications and marketing materials, including the website, social media, advertising and customer communications. This means that all employees who interact with the audience must adhere to a single style of communication. 


Why is it important to find the right tone of voice for your brand? 


Today, consumers don't just want to know about your products and services. They need to understand what your brand stands for.

A unique voice and tone of voice will help you convey your values and mission, and tell your brand story.  

One of the most important reasons why tone of voice matters is that it helps you connect with your audience. When you speak to people in their language, they will understand you. This improves trust, which in turn leads to greater engagement and loyalty. 

Your brand voice on social media should be recognisable and different from others. This will help you stand out from the crowd and become more attractive to consumers. 


 How to define your brand voice?   


Before deciding which strategies a brand will follow when communicating with its audience, you need to answer 3 questions:  

  • What do you want to tell about yourself?  

  • Who are you talking to?   

  • Who do you want to become for your audience? 


  1. Know your target audience   

 Your target audience is the group of people you want to reach. By researching your target audience, you can better understand their needs, wants, and concerns.

This will help you develop an understanding of what value you offer your customers and choose the most appropriate ToV for your brand. 

How to analyse your target audience? There are many ways. Here are some of them:  

  • Analyse existing data. If you already have customers, you can analyse their data to learn more about them. This data can include information about their age, gender, place of residence, education, employment, interests, and behaviour.  

  • Conducting surveys and interviews. This method is one of the most effective ways to explore the thoughts and feelings of your potential customers. You can conduct surveys online, by phone, or in person.  

  • Competitor analysis. By researching your competitors, you can learn more about their target audience. This can help you identify what needs are not fully met by the market and create a ToV that will be more attractive to your customers.  

  • Observe customer behaviour. You can study your customers' behaviour on the web, social media and other channels. This can help you understand what they are looking for, what they like and what they don't like. 

To create the most appropriate ToV,you need to gather as much information as possible about your target audience. Here's some information you should consider:  

  • Demographics. Including age, gender, place of residence, education, employment, and marital status.  

  • Psychological characteristics. This includes interests, values, lifestyle and behaviour.  

  • Needs and problems.What do your customers want to get from your product or 

Use this information to create aToV that addresses the specific needs and concerns of your target audience. Your ToV should be clear, understandable and compelling. 

Here are some tips on how to create an effective ToV:  

  • Focus on the customer's needs and problems. Your ToV should answer the question: "What will I get from this product or service?"  

  • Be clear and concise. Your ToV should be short and clear so that it can be easily remembered. 

  • Use strong verbs. Your ToV should describe what your product or service can do for the customer. 

Researching your target audience is an important step in building a successful business. The better you understand your customers,the more effective your marketing and sales will 



  1. Imagine your brand as a person  


Imagining a brand as a person is a useful exercise that helps you better understand its values, goals and audience. When we imagine a brand as a person, we can see it from a different perspective and appreciate its personality and character. 

Here are a few steps to help you visualise your brand as a person:  

  • Think about the brand's goals. What does it want to achieve? What is its purpose? What is the meaning of life?  

  • Describe the brand's values. What principles does it adhere to? 

  • Choose the brand's personality type. What is it like? What are its character traits?  

  • Create a brand image. What does it look like? What does it wear? How does he speak? 

Here are some examples of how you can represent a brand in the form of a person:  

  • Apple can be represented as a young, creative and innovative student. He is always aware of the latest trends and strives for the best.  

  • Coca-Cola brand can be represented as a cheerful and cheerful person. She is always ready to have fun and support others.  

  • IKEA brand can be represented as a practical and rationalist. It knows how to get the most out of the minimum. 

If you've already imagined the brand as a person, you can use these characteristics to create the most appropriate ToV. For example, if a brand is young and creative, its ToV can be energetic and innovative. If a brand is cheerful and upbeat, its ToV can be optimistic and positive. If the brand is practical and rational, its ToV can be calm and businesslike.  


Of course, there is no single right way to represent a brand as a living person. The most important thing is that it is truthful and reflects the brand's values and goals. 


  1. Create a brand manifesto 


A brand manifesto is a compilation that clearly defines the brand's position, philosophy and values. It should be short, clear and easy to remember. The manifesto helps to create a unique brand positioning in the market.  

Why does a brand need a manifesto? It helps to create a unique positioning. It helps the brand stand out in the market and attract the attention of the target audience. The manifesto is the basis for all communication.   

How to create a brand manifesto?  

To create an effective brand manifesto, you need to answer the following questions:  

  • What is the purpose of the brand?  

  • What values are important to the brand?  

  • What does the brand call on its target audience to do?  

  • As a rule, a brand manifesto is published on the official website. 


  1. Audit brand content and communications 


A brand content and communications audit is a process that allows you to evaluate your existing content, as well as the communication channels and strategies used by your brand.

The audit is conducted to identify strengths, weaknesses, and opportunities for improvement.  

Why is a brand content and communications audit important for defining ToV?  

  • It allows you to analyse the existing content to understand the tone, vocabulary, style and formats used by the brand. This will help determine which elements of the ToV are already present and which need to be changed or added.  

  • Allows you to identify the brand's target audience. Audit helps to understand who the target audience of the brand is, what its interests and values are. This is important for determining the ToV, as it should be in line with the target audience.  

  • It helps to identify the brand's competitive advantages. An audit allows you to compare the brand's content and communications with competitors.

  • This will help determine where the brand is different and how it can be used to create a unique ToV. 

The main stages of brand content and communications audit  

  • Data collection. At this stage, it is necessary to collect all available materials that represent the brand, including the website, social media, videos, press publications, etc.  

  • Data analysis. At this stage, you need to analyse the collected materials to identify strengths and weaknesses, as well as possible opportunities for improvement. 

  • Conclusions and recommendations. At this stage, you need to formulate conclusions and recommendations on how to improve the brand's content and communications. 


  1. Make a word map 


Once you've identified the characteristics of tone of voice, you can brainstorm a list of words that will be used in your texts. This list can be made in a table or in simple lists. Adjectives, nouns and verbs can be divided into separate groups. Later on, you can add to the dictionary.

This will help the team create consistent text messages that match the tone of voice. 


Types of tone of voice; Brand examples 



It demonstrates poise, stability and respect. It is often used by banks, law firms, and academic organisations that want to demonstrate competence. 


BakerMcKenzie Instagram

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Funny tone is based on irony, satire and humour. A funny tone of voice is often used to attract attention and be remembered. It is commonly used by companies that produce goods or services for young people; sell products or services related to humour; and seek to create a positive and relaxed image. 


Doritos Instagram

Doritos Instagram


This is a tone that is characterised by the following features: responsibility, concentration on the topic, confidence. A serious tone of voice sounds authoritative. It does not raise doubts about the reliability of the information. It is usually used by companies that produce goods or services for business; work in industries related to safety or health. However, it is important to use a serious tone of voice with caution. If used incorrectly, it can cause a sense of boredom or even rejection. 

Volvo Instagram

Volvo Instagram


Formal Tone of Voice is used when you need to maintain a certain distance. It is characterised by a lack of emotion, attention to rules, and detachment. It is suitable for businesses where it is important to maintain professional standards and rationality, such as banks, government organisations, etc. 

IMF Instagram

IMF Instagram


It helps to capture the audience's attention and create a close relationship with them. This tone reflects a higher level of empathy, so in most cases, consumers respond better to it. It is characterised by informality, emotionality, and honesty. It is used by brands that position themselves as friends to their customers; that represent bright and emotional values; that are focused on the youth audience. 

Levis Instagram

Levis Instagram


Outspoken and self-confident in his statements. Can evoke strong emotions in the audience. A bold tone of voice may contain emotional statements that can be perceived as provocative. It is provocative and intriguing. It can be used by companies that produce goods or services for young people; that sell goods or services related to fashion or music. 

Skittles Instagram

Skittles Instagram


Interaction with users is based on constant motivation. This format is suitable for brands that sell goods or services related to sports or healthy lifestyles; that support their customers and help them succeed; and that represent positive values. 


Underarmour Instagram

Underarmour Instagram

How to implement a new tone of voice in content? 


Introducing a new tone of voice into content is a complex process that requires careful planning and implementation. 

Do you want to:  

  • Create a more attractive brand?  

  • Increase brand awareness?  

  • Increase sales?  

  • Improve customer service?  

  • Once you understand your goals, it will be easier to develop an implementation strategy. 


Practice using the new tone of voice  


Start using the new tone of voice in your texts, social media posts, and other forms of content. It may be difficult at first, but you'll get the hang of it over time.  

 Here are some concrete steps you can take:  

  • Review your website and other marketing materials. Make sure they are consistent with the new tone of voice.  

  • Create new templates for emails, ads, and other forms of content.   

  • Train your employees to use the new tone of voice. Provide training or resources to help them understand it and start using it. 


Ask for feedback  

At this stage, you need to understand:  

  • Is the new tone of voice clear and understandable?  

  • Is it aligned with your company's goals?  

  • Does it suit your target audience?  

  • The feedback will help you to clearly define whether you need to make changes to 

  • Once you're confident that your new tone of voice meets all your goals and appeals

At this stage, you need to understand:  

  • Is the new tone of voice clear and understandable?  

  • Is it aligned with your company's goals?  

  • Does it suit your target audience?  

Feedback will help you to clearly identify whether you need to make changes to your tone of voice model.  

Once you're confident that your new tone of voice meets all your goals and appeals to your 

target audience, you can start implementing it in your content. 


How not to ruin your brand's reputation? 

If you don't want to permanently damage your brand's reputation, don't use it in your tone of voice:  


Sexist, racist or homophobic language  


These statements are offensive and discriminatory to certain groups of people. They can lead to a brand being perceived as insensitive or even hostile to these groups.  


 Offensive and derogatory words and phrases  


This can be unpleasant for anyone, regardless of their membership of a particular group. It can lead to a brand being perceived as unpleasant or even hostile.  


Jargon or slang  


If a brand uses jargon and slang that is not understood by its target audience, it can lead to the brand being perceived as unprofessional. 


Illiteracy and inattention  


An unprofessional or inattentive writing style can lead to a brand being perceived as frivolous.   


 If you're in doubt about whether your tone of voice is acceptable, it's best to play it safe and use a more neutral one. Neutrality is more acceptable to a wider audience and usually does not cause negative reactions. 


 Asuccessful tone of voice always matches the requirements and expectations of the 

audience. If you see that your texts evoke positive emotions, brand trust and engagement, you're on the right track.  


BrandVox is your reliable assistant in determining tone of voice  


Our text analysis tool performs a detailed analysis of the content of your posts, assessing tone of voice, emotion, complexity, and style. This allows you to identify areas for improvement and make changes to ensure your content 

is engaging and effective. 


Tone of voice detection function - BrandVox

BrandVox - Voice tone detection function



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